دعوة لتسجيل الخبرات المكتسبة
أثناء الحياة الوظيفية للعاملين فى القطاعين الحكومى والخاص، تُكتسب خبرات عديدة، وتبرز أفكار مع تطور وتعدد المناصب التى يشغلونها. وكما أن للموظفين حقوقاً علي جهات أعمالهم، فإن لهذه الجهات أيضاً حقوقاً عليهم.
الحقوق ومداها
العلاقة بين المؤسسات وموظفيها ليست مقصورة علي بداية التحاقهم للعمل بها وتنتهى بانتهاء خدماتهم، ولكن المؤسسات الكبيرة، والتى تحترم موظفيها وتحرص عليهم، لا تتواني فى اتخاذ الخطوات التى تربطهم بها بعد انتهاء خدماتهم، فلا تكتفى بإجراء حفل تكريم روتينى -علماً بأن الكثير من الجهات لا تجرى مثل هذا الحفل- ولكن تمنحهم وعائلاتهم مميزات فى التمتع بالعلاج مثلاً، أو الالتحاق بالنادى الخاص بالمؤسسة، أو الاشتراك فى الرحلات التى تنظمها، أو غير ذلك. وعليه فإن حقوق الطرفين لا تنتهى بانتهاء الخدمة، بل ربما يكون من حق المؤسسة التى أتاحت الفرصة لموظف معين فى العمل لديها، والتدريب علي نفقتها، واكتساب الخبرات من خلالها؛ أن تستفيد من هذه الخبرات بطريقة أو بأخري.
تسجيل الخبرات.. لماذا؟
إن مكانة وظيفة معينة فى الهيكل التنظيمى لمؤسسة ما، والأعباء، والمتطلبات التى ينبغى علي شاغليها القيام بها؛ ليست ثابتة أو محددة بحيث لا يمكن تطويرها. وحتي إن قامت المؤسسة بتصنيف وظائفها، وتوصيفها بتحديد شروط وواجبات شاغليها؛ فإن الممارسة الفعلية للوظائف تتطلب قدراً كبيراً من التصرف والإضافة والإبداع من الموظفين المبدعين المتفوقين، كما أن الممارسات الطويلة لعمل معين، مع المقترحات التى يتقدم بها المراجعون، تضيف المزيد من التبسيط وتضفى علي الأعمال طابعاً مميزاً بحيث يمكن أن يقال مثلاً إن المؤسسة (أ) تقوم بعمل معين أفضل من المؤسسة (ب)، وما ذلك إلا انعكاس لحرص إدارة (أ) علي حسن استخدام الخبرات وتطوير مفاهيمها وتحسين ظروف العمل وتبسيط الإجراءات وتخطيط القوي العاملة بما يتناسب مع خطط التطوير فيها. ولهذا فكلما كانت الخبرات المكتسبة معروفة ومحددة وتدرس من حين لآخر ويتم تطويرها والاستفادة منها وقت الإجازات أو انتهاء الخدمة أو الغياب لأى ظرف طارئ؛ كلما كان عائد استثمار المؤسسة جيداً فى تدريب موظفيها وتطوير أعمالها واختيار الذين يمكن أن يؤدوا مختلف الأعمال مستقبلاً.
متطلبات الاستفادة القصوي من الخبرات
$ تصويب الانطباع عن سرية بعض الأعمال، بحيث لا يتم التمادى فى وصف أغلب الأعمال بالسرية أو فى إخفاء خطواتها لهذا السبب، وإنما توجد آلية لتحديد الأسلوب الأمثل لإنجازها.
$ وجود تنظيم معتمد للمؤسسة.
$ تحديد المهمات الموكلة لكل عناصر الجهاز التنظيمى.
$ وجود أدلة للإجراءات، ووجود دورات مستندية محددة تدرس كل فترة.
$ وجود أنظمة ولوائح محددة.
$ اقتناع الموظفين بالفكرة وأهميتها للعمل فى المؤسسة، ولزملائهم، وأنهم كما استفادوا من خبرات سابقيهم، فعليهم أداء نفس الدور للاحقيهم.
كيفية العمل علي تسجيل الخبرات
$ أن تحرص إدارة المؤسسة علي إعداد نموذج لكل فئة وظيفية لديها لتسجيل الخبرات.
$ أن يطلب من كل من يتم تقييم أداؤه سنوياً كتابة أهم الأعمال التى قام بها، مع التركيز علي أسلوب الأداء والمقترحات التى يراها مفيدة فى تطوير العمل، والصعوبات التى واجهها لإنجاز الأعمال المطلوبة منه.
$ أن يعرف كل من يعمل بالمؤسسة أنه سيُطلب منه عند انتهاء خدمته إعداد تقرير عن أهم الخبرات التى اكتسبها أثناء حياته الوظيفية، والتوصيات التى يمكن من خلالها تطوير عملية الأداء.
$ إعداد سجل للخبرات المكتسبة فى المؤسسة.
$ أن تحرص إدارة المؤسسة فى فترة التجربة أو الاختبار، كما يسميها البعض، علي شرح وإيضاح موضوع تسجيل الخبرات المكتسبة لفائدة الموظف نفسه وللآخرين، خاصة ممن سيلتحق بعده بالمؤسسة.
نموذج تسجيل الخبرات
يعتبر النموذج دليلاً للإجراءات التى يقوم بها كل موظف، وإثباتاً للمستندات التى يستخدمها، ويمكن أن يشتمل علي بيانات عدة أهمها ما يلى:
$ بيانات شخصية عن الموظف؛ الإسم والعمر والمؤهل والعنوان.
$ بيانات وظيفية عن الموظف؛ الوظيفة والخبرة وتاريخ الالتحاق بالمؤسسة ومدة مزاولة العمل الحالى.
$ بيانات عن الخبرة المكتسبة مثل؛ نوع العمل (كتابى، إدارى، فنى)، التعليمات المنظمة للأداء، النماذج المستخدمة فى إنجاز العمل، دوره فى الخطوات والإجراءات التى يقوم بها، متي يبدأ عمله؟ وممن يتسلمه؟ ولمن يسلمه؟، كيف يكون العمل متطابقاً مع التعليمات؟ الوقت اللازم لإنجاز العمل، أهم الخطوات التى يمكن دمجها أو اختصارها وأسباب ذلك، وأهم التوصيات التى تعين علي تبسيط الإجراءات مع الانتهاء من العمل فى الوقت المحدد له.
سجل الخبرات المكتسبة
بعد تعبئة نماذج تسجيل الخبرة، يتجمع لدي إدارة المؤسسة عدة نماذج للعمل الواحد الذى يقوم به أكثر من موظف وفى أكثر من إدارة. هذه النماذج يتم الاحتفاظ بها وتبوب حسب نوعية الوظائف، وتستخلص منها خبرة نموذجية يعاد النظر فيها كلما تضمنت نماذج تسجيل الخبرة سواءً السنوية أم عند نهاية الخدمة. ولا شك فى أن نماذج تسجيل الخبرة عند انتهاء الخدمة تكون أكثر واقعية وعملية من تلك التى تكتب أثناء الحياة الوظيفية، حيث أن الأخيرة قد يشوب الأفكار التى تتضمنها بعض الحرج، أو مراعاة للآخرين، أو تقرب للرؤساء، أو التجاوب مع رغبات أو أوامر البعض.
صور الاستفادة من تسجيل الخبرات المكتسبة
$ إطلاع الموظفين الجدد علي ما يخصهم من أعمال.
$ إمكانية إتاحة الفرصة لبعض ذوى الخبرة النادرة ممن يحالون إلي التقاعد لإلقاء محاضرات علي موظفى المؤسسة فى إطار الدورات التدريبية التى تنظمها.
$ دراسة خطوات الأعمال وإجراءاتها ومستنداتها بغرض تطويرها.
$ إجراء مقارنة بين متطلبات إنجاز الأعمال كل فترة.
$ مرجع مهم عند تعيين قيادات المؤسسة إلي المكاتب الاستشارية لإجراء دراسة لأنشطتها.
$ مرجع مهم عند تعيين قيادات جديدة للمؤسسة من خارجها.
$ مقارنة وتقييم معدلات أداء الموظفين علي أسس واقعية.
$ رسم سياسات التدريب وفقاً للحاجة الفعلية من واقع الخبرات المطلوبة.